📨 Réaliser un publipostage de courriers de convocation

Objectifs pédagogiques

• Réaliser un publipostage simple (courrier de convocation fusionné) à partir d'une lettre type et d'une source de données destinataires
• Vérifier les données fusionnées avant tout envoi réel
• Repérer une erreur de fusion (champ vide, doublon, mauvais destinataire) sur un échantillon de courriers

Contexte

Tu es agent du SAAD de Loudéac. Chaque année, le service organise une réunion d'information pour les familles des bénéficiaires. Ta responsable de secteur te confie l'envoi des courriers de convocation à cinq familles : plutôt que de retaper cinq fois la même lettre, elle te demande d'utiliser le publipostage.

Problématique

« Comment produire cinq courriers de convocation personnalisés à partir d'une seule lettre type et d'une liste de destinataires ? »

Mission

Créer la source de données et fusionner le courrier

1. Créer, dans un tableur, une source de données destinataires (5 familles fictives) avec les colonnes : Civilité, Nom, Prénom, Adresse, Code postal, Ville, Nom du bénéficiaire suivi.
2. Rédiger la lettre type de convocation dans le traitement de texte : en-tête du SAAD, objet, date et lieu de la réunion, corps du texte personnalisable, formule de politesse.
3. Lancer le publipostage (fonction Publipostage du traitement de texte), relier la lettre type à la source de données créée à l'étape 1.
4. Insérer les champs de fusion aux bons endroits du texte (adresse complète en en-tête, civilité et nom dans la formule d'appel, nom du bénéficiaire suivi dans le corps du texte).
5. Lancer un aperçu des résultats fusionnés et vérifier, sur les 5 lettres, qu'aucun champ n'est resté vide et qu'aucune donnée n'est mal alignée (ex. civilité manquante, adresse tronquée).
6. Fusionner vers un nouveau document regroupant les 5 courriers personnalisés.

Astuce

Avant de lancer la fusion finale, vérifier toujours la première ET la dernière ligne de la source de données : ce sont les deux lignes où une erreur de copier-coller passe le plus souvent inaperçue.

Questions de synthèse

• Pourquoi vérifie-t-on systématiquement l'aperçu des résultats fusionnés avant l'impression ou l'envoi réel ?
• Quel gain de temps le publipostage apporte-t-il par rapport à la rédaction individuelle de chaque courrier ?

Vérifier mes réponses

• Une erreur dans la source de données (champ vide, faute de frappe) se répercute automatiquement sur tous les courriers fusionnés ; la vérification de l'aperçu évite d'envoyer des courriers erronés à des familles.
• Le publipostage évite de retaper cinq fois la même lettre : un seul modèle et une seule source de données suffisent à produire tous les courriers personnalisés en quelques clics.

Où répondre ?

Dépose ta source de données, ta lettre type et le document fusionné final dans ton bloc-notes OneNote, section MP2 — Communication professionnelle.

Ressources et outils

• Traitement de texte (Word) : fonction Publipostage (onglet Publipostage → Démarrer la fusion et le publipostage).
• Tableur (Excel) : pour la source de données destinataires.

CRCN / Pix

• CRCN 3.1 — Développer des documents textuels — publipostage de courrier.

Ce qu'il faut retenir

• Un publipostage relie une lettre type à une source de données pour produire plusieurs courriers personnalisés sans retaper chaque lettre
• Les champs de fusion s'insèrent aux endroits précis du texte (en-tête, formule d'appel, corps du texte) pour que chaque courrier soit correctement personnalisé
• Vérifier l'aperçu des résultats fusionnés avant l'impression ou l'envoi permet de repérer un champ vide ou une donnée mal alignée
• La première et la dernière ligne d'une source de données sont les plus susceptibles de contenir une erreur de copier-coller inaperçue

Grille d'évaluation

Critère	Indicateurs observables	Niveau
Source de données (4.2.7)	Les 5 lignes de destinataires sont complètes et cohérentes.	Insatisfaisant / À consolider / Satisfaisant / Très satisfaisant
Fusion et champs	Les champs de fusion sont correctement placés ; l'aperçu des 5 lettres est vérifié sans erreur.	Insatisfaisant / À consolider / Satisfaisant / Très satisfaisant
Présentation du courrier	La lettre type respecte les codes d'un courrier professionnel (en-tête, objet, politesse).	Insatisfaisant / À consolider / Satisfaisant / Très satisfaisant